Aan de slag met de eOverdracht

170410 Mv Venvn Bernhoven T0I3597

Toolkit eOverdracht

In 2024 is het zover: dan kunnen wij als zorgprofessionals állemaal op dezelfde manier digitaal gegevens vastleggen én overdragen. Dat betekent het einde van aparte bijlagen bij de mail, faxen en gegevens uit andere systemen overtypen. Er is wetgeving voor in de maak en met leveranciers van ICT-systemen worden afspraken gemaakt om zorggegevens straks makkelijk met elkaar uit te kunnen wisselen.

De eOverdracht, wat is het wel:
Vinkje groen Jij hoeft informatie niet meer over te typen of na te bellen omdat de gegevens één keer goed in het zorgdossier worden gezet. Deze gegevens worden vervolgens hergebruikt.
Vinkje groen We gebruiken dezelfde termen (we gebruiken hiervoor het internationaal medisch terminologiestelsel SNOMED). Dit gebeurt los van welk systeem je gebruikt.
Vinkje groen Je legt de gegevens gestructureerd vast maar je kunt altijd een toelichting geven.
Vinkje groen We werken met de juiste zorg op de juiste plek: jij krijgt de gegevens die je nodig hebt om goede zorg te kunnen bieden.
Vinkje groen Je kunt de informatie steeds opnieuw gebruiken: voor onderzoek, je anamnese of het zorgplan.
Vinkje groen Je hoeft de informatie die je krijgt niet meer te interpreteren omdat iedereen met dezelfde termen werkt.
Vinkje groen We versturen de informatie altijd veilig.
Vinkje groen De eOverdracht is een product in ontwikkeling: je kunt wensen en wijzigingen doorgeven.
De eOverdracht, wat is het niet:
Vinkje rood Het gebruik van meerdere termen voor één begrip.
Vinkje rood Het versturen van pdf’s: via de eOverdracht worden gegevens uit de overdracht – na een technische controle – rechtstreeks in het dossier van de patiënt gezet.
Vinkje rood Het steeds opnieuw intypen van informatie.
Vinkje rood Het gebruik van meerdere bronnen: je gebruikt één bron (het zorgdossier). Deze gegevens kunnen worden hergebruikt in andere systemen.

Wat levert het op?

Het werken met de eOverdracht heeft drie belangrijke voordelen:

1. Jij hoeft informatie niet meer over te typen of na te bellen doordat gegevens één keer goed in het systeem worden gezet. Deze gegevens worden vervolgens hergebruikt.

2. Jouw patiënt of cliënt hoeft maar één keer zijn verhaal te vertellen: bij een volgende zorgprofessional wordt de zorg voortgezet op basis van de afspraken die gemaakt zijn met de patiënt. De patiënt ziet overal hetzelfde zorgplan, dat steeds wordt hergebruikt.

3. Doordat je de juiste informatie hebt, kun je de zorg beter afstemmen op jouw patiënt of cliënt. De kwaliteit van zorg wordt hierdoor beter.

Om dit voor elkaar te krijgen moeten we op allerlei niveaus afspraken maken, bijvoorbeeld op organisatie-, proces-, informatie-, applicatie- en infrastructuurniveau.

Wat kun jij nu al doen?

2024 lijkt nog ver weg, maar voor je het weet is het zover. Jij kunt nu in elk geval zelf al drie dingen doen:

  1. Je kennis vergroten van de eOverdracht;
  2. Een snelle analyse maken van de eOverdracht in jouw organisatie;
  3. Een uitgebreide analyse maken van de eOverdracht in jouw organisatie.

Ga hieronder direct aan de slag!

Stap 1: Vergroot je kennis

De basis van de eOverdracht is de informatiestandaard eOverdracht. Deze is samen met allerlei collega’s uit de zorg gemaakt en is in 2018 door alle zorgpartijen vastgesteld. Heel in het kort is de informatiestandaard een verzameling afspraken over hoe we gegevens met elkaar in het zorgdossier zetten én met elkaar uitwisselen. Het zijn afspraken over de taal die we gebruiken, de inhoud en de techniek (hoe wisselen we uit). Het is de bedoeling dat iedereen in 2024 volgens de standaard eOverdracht werkt.

Stap 2: Maak een snelle analyse in jouw organisatie

Ben je benieuwd of jouw organisatie nu al bezig is met de eOverdracht? Kijk dan eens naar deze vragen en bedenk voor jezelf eens waar jullie nu staan. Je kunt dit ook samen met een collega doen.

  1. Zijn er afspraken over de overdracht vastgelegd? Zijn er afspraken over hoe de overdracht verloopt binnen jouw organisatie en tussen de organisaties met wie je samenwerkt?
  2. Hoe verlopen de overdrachten nu? Kun jij (digitaal) goed verder met de overdracht die jij krijgt en kun jij makkelijk overdrachten digitaal versturen?
  3. Staat de eOverdracht wel eens op de agenda van het teamoverleg?
  4. Weet je hoeveel overdrachten jouw organisatie per jaar doet?
  5. Staat de eOverdracht op de agenda van het bestuur en de afdeling ICT?
  6. Hoe digivaardig is jouw organisatie?
  7. Is er al een plan van aanpak?

Met deze vragen krijg je een globaal beeld van of digitale gegevensuitwisseling al een onderwerp van gesprek is in jouw organisatie. Is je interesse gewekt? Maak dan de uitgebreide analyse in de volgende stap. Ook kun je kijken of de training ambassadeur eOverdracht iets voor jou is.

Stap 3: Maak een uitgebreide analyse in jouw organisatie

Is je interesse gewekt en wil je precies weten hoe jouw organisatie er met de overdracht voor staat? Doorloop dan de onderstaande stappen. Ook kun je kijken of de training ambassadeur eOverdracht iets voor jou is. Hierin ga je aan de slag met een concreet advies voor jouw organisatie.

Hoe staat jouw organisatie ervoor als het gaat om digitaal gegevens overdragen? Zijn er bijvoorbeeld afspraken over hoe de overdracht verloopt binnen jouw organisatie en tussen de organisaties met wie jij samenwerkt? Verlopen deze digitaal of helemaal niet?

Bekijk, doe, check:

Bekijk Doe Check

Maak een ‘landkaart’ van hoe jouw organisatie ervoor staat als het gaat om de digitale overdracht.

Beantwoord daarvoor (bijvoorbeeld) de volgende vragen:

  • Is jouw EPD/ECD leverancier al bezig met de eOverdracht?
  • Is er binnen jouw organisatie iemand verantwoordelijk voor de eOverdracht?
  • Is het onderwerp wel eens besproken in het teamoverleg?
  • Is de VAR of eventueel CNIO betrokken bij de eOverdracht?
  • Is het onderwerp van gesprek bij ICT of het bestuur?
  • Heb je met de collega’s binnen én buiten je organisatie goede afspraken gemaakt over de eOverdracht?
  • Is er tijd en geld beschikbaar?
Kun je leren van andere grote projecten die zijn gedaan? Wat waren daar de belangrijkste succes- en faal factoren?


Wat weet je na deze stap?

Na deze stap weet je hoe jouw organisatie ervoor staat als het gaat om de eOverdracht.

Welke conclusies kun je trekken uit de vorige stap? Welke dingen vallen op? Bijvoorbeeld voor wat betreft je leverancier, de huidige inhoud van de overdracht en afspraken met andere organisaties? Kun je een top 3 dingen bedenken van zaken die als eerste opgepakt kunnen worden, als het gaat om het verbeteren van de digitale overdracht?

Bekijk, doe, check:

Bekijk Doe Check
Wat zijn de 3 belangrijkste punten die je opvallen in de bij het vorige punt verzamelde informatie? Wat is er volgens jou als eerste nodig om een stap te maken in het verbeteren van de overdracht?

Wat weet je na deze stap?

Je weet welke punten opvallen en wat als eerste opgepakt kan gaan worden voor het verbeteren van de digitale overdracht. Ook heb je een globaal beeld van wat er nodig is tot 2024. Je kunt vervolgens bepalen welke volgende stap je kunt maken. Dat hoeft niet meteen heel groot te zijn. Je kunt bijvoorbeeld het onderwerp aankaarten bij degene die verantwoordelijk zijn voor dit soort projecten in jouw organisatie. Of bedenken wie er nodig zijn om de eOverdracht te gaan realiseren. Ook kun je starten met het zelf goed in kaart brengen van het overdracht proces: wat heb jij nodig van zorgcollega’s uit andere instellingen. En wat hebben zij nodig van jou? Als je dat scherp hebt, is de vertaalslag naar de techniek daarna een stuk makkelijker. Lees daarvoor ook het praktijkverhaal van CNIO Florian van Hunnik.

Hoe kan jouw organisatie de implementatie van de eOverdracht aanpakken? Wat zijn de ideeën daarover? Wellicht kan jouw organisatie deelnemen aan de subsidieregeling InZicht. Wellicht is je ICT-leverancier al begonnen met het gesprek over implementatie of kun je aansluiten bij een regionaal samenwerkingsverband.

Bekijk, doe, check:

Bekijk Doe Check

Subsidieregeling InZicht

Bekijk hoe de implementatie in jouw organisatie ingericht kan worden, en wie dit project kan starten.

Zijn er regionale samenwerkingsverbanden als het gaat om digitale projecten in jouw regio? Kun jouw organisatie daarbij aansluiten?

Wat weet je na deze stap?

Na deze stap weet je wie de implementatie van de eOverdracht kan oppakken in jouw organisatie

Voor elke verandering zijn mensen nodig die zich actief voor die verandering inzetten. Welke rol wil jij spelen om de eOverdracht in jouw organisatie voor elkaar te krijgen?

Bekijk, doe, check

Beantwoord de volgende vragen:
Wil jij deel uitmaken van een mogelijk projectteam? Wil je aanspreekpunt zijn voor je collega’s? Wil je meedenken bij V&VN? Lopen er al projecten in jouw organisatie of is dit nog iets dat opgestart gaat worden? Ben jij van nature meer een voortrekker, of eerder een volger? Meer een denker, of een doener? Heb je iets met techniek, of helemaal niet?

Wat weet je na deze stap?

Je weet welke rol jij wilt innemen bij het verbeteren van de eOverdracht in je organisatie.

 

Informatie voor zorgbestuurders

Als zorgbestuurder vind je meer informatie bij je eigen brancheorganisatie. Daarnaast is door het ministerie van VWS de subsidieregeling InZicht opgezet (VIPP InZicht) om de verpleegkundige informatie-uitwisseling te bevorderen.

Informatie voor ICT-afdelingen en leveranciers

De technische informatie en het functioneel ontwerp van de eOverdracht vind je op de websites van Nictiz en Registratie aan de bron:

Ook kun je daar terecht met technische vragen.

Contact met V&VN

Heb je vragen over de eOverdracht of wil je meedenken over de eOverdracht?
Stuur dan een e-mail naar
overdracht@venvn.nl.

Ben jij V&VN lid, en ben je al concreet bezig met een project over de overdracht: maak dan online een afspraak voor het telefonisch spreekuur eOverdracht.

Bekijk ook de LinkedIn-groep voor alle eOverdracht geïnteresseerden. Hier kun je ook collega-zorgprofessionals om advies vragen. 

Word lid en praat mee!

Samen met 105.000 leden maken we ons als beroepsvereniging sterk voor professionalisering van de beroepen verpleegkundige, verzorgende en verpleegkundig specialist. Leden horen, zien en helpen; dat is waar we als V&VN voor staan. Wil jij invloed hebben op hoe jouw beroep zich ontwikkelt? Word lid van V&VN.

Word net als Esmee lid van V&VN. Kom op voor jouw beroep!